Ai rồi cũng có lúc cần ghép hai tệp PDF: hợp đồng và phụ lục, ảnh quét mặt trước và mặt sau thẻ căn cước, một chồng hóa đơn cho báo cáo chi phí. Kết quả tìm kiếm đầu tiên thường là một website nơi bạn thả tệp, chờ, rồi tải kết quả về. Cách này dùng được, nhưng cái giá dễ bị bỏ qua: tài liệu của bạn đi sang máy tính của người khác. Bài này giải thích vì sao điều đó quan trọng, cách làm khác ra sao, và làm thế nào để tự kiểm tra rằng tệp vẫn ở trên thiết bị của bạn.
Điều gì xảy ra khi bạn "tải lên" một tệp PDF
Khi một trang web yêu cầu bạn thêm tệp rồi nhấn nút, thiết kế thường gặp là trình duyệt gửi tệp qua internet tới một máy chủ. Máy chủ xử lý và gửi lại tệp mới. Thiết kế này đơn giản với website, vì các chương trình xử lý PDF dễ chạy trên máy chủ, và chạy được trên mọi thiết bị.
Với bạn, nó có hệ quả. Tệp của bạn giờ nằm trên một máy bạn không kiểm soát, ở một quốc gia bạn có thể không biết. Nó có thể nằm trong thư mục tạm, trong bản sao lưu hay trong nhật ký, trong khoảng thời gian do chính sách của công ty đó quyết định chứ không phải bạn. Đa số dịch vụ nói rằng sẽ xóa tệp sau một thời gian, và nhiều nơi làm đúng như vậy, nhưng thỏa thuận với bạn chỉ là một đoạn văn bản bạn không thương lượng. Với lịch trình du lịch thì không sao. Với hợp đồng đã ký, tờ khai thuế, thư của bác sĩ, ảnh quét hộ chiếu hay bài thi của học sinh, đó là lý do để dừng lại suy nghĩ.
Cách khác: làm việc ngay trong trình duyệt
Trình duyệt hiện đại chạy được chương trình, và một thư viện PDF chỉ là một chương trình. Tệp bạn chọn được đọc vào bộ nhớ của thẻ trình duyệt, chương trình sắp xếp lại các trang ngay đó, và tệp hoàn chỉnh được đưa cho bạn tải về. Không bước nào cần máy chủ. Các công cụ trên trang này hoạt động như vậy: trang chứa mã chương trình, còn tệp không bao giờ rời khỏi máy tính hay điện thoại của bạn.
Bạn không cần tin suông. Bạn có thể tự xem.
Cách kiểm tra rằng không có gì được tải lên
Mở công cụ dành cho nhà phát triển của trình duyệt (F12, hoặc Cmd+Option+I trên Mac) và chọn thẻ Network. Xóa danh sách, rồi thêm tệp và chạy việc gộp. Quan sát các yêu cầu xuất hiện. Bạn sẽ không thấy yêu cầu nào mang tệp của mình: không có lần tải lên tới địa chỉ khác, không có yêu cầu nào dung lượng lớn. Bản thân trang, mã chương trình và phông chữ được tải khi bạn mở trang, còn mã xử lý PDF được tải khi bạn thêm tệp đầu tiên; đó là các lượt tải về thiết bị của bạn. Trong lúc gộp, danh sách im lặng.
Gộp từng bước
- Mở công cụ PDF và chọn Gộp PDF.
- Thả các tệp vào khung. Mỗi hàng cho biết số trang để bạn xác nhận đã chọn đúng tài liệu.
- Sắp thứ tự. Dùng nút mũi tên hoặc kéo một hàng sang vị trí mới. Kết quả theo danh sách từ trên xuống dưới.
- Nhấn Gộp PDF và tải tệp về. Bảng kết quả hiện tổng số trang: cộng các hàng lại để kiểm tra.
Cùng công cụ này còn tách tệp theo khoảng trang, xoay trang cho đúng chiều, trích những trang cần thiết thành một tệp mới, và tạo PDF từ ảnh, cách để ảnh chụp tài liệu bằng điện thoại thành thứ bạn đính kèm được vào email.
Gộp giữ lại gì, bỏ gì
Việc gộp sao chép các trang cùng văn bản, ảnh và hình vẽ nguyên vẹn, nên không giảm chất lượng, và dung lượng thường xấp xỉ tổng các tệp gốc. Một số thứ thuộc về tài liệu chứ không thuộc về từng trang và không được mang theo: dấu trang, các trường biểu mẫu điền được, và liên kết từ trang này sang trang khác. Nếu bạn cần chúng, hãy gộp ngay trong chương trình đã tạo ra các tệp. Tệp gộp cũng bắt đầu mà không có trường tiêu đề và tác giả của các tệp gốc.
Những điều hay trục trặc
- Tệp có mật khẩu. PDF cần mật khẩu để mở thì công cụ không đọc được, dù bạn làm gì. Nếu biết mật khẩu, hãy mở tệp trong trình xem PDF và lưu một bản không có mật khẩu.
- Sai thứ tự. Hãy kiểm tra danh sách trước khi gộp; nhanh hơn nhiều so với tách lại sau đó.
- Số trang không khớp. Số in trên trang và vị trí trong tệp thường khác nhau, vì bìa và mục lục đứng trước. Khi tách hoặc trích, hãy dùng vị trí, bạn xem được ở bộ đếm trang của trình xem PDF.
- Ảnh bị nằm ngang. Điện thoại lưu cách bạn cầm máy thành một cờ ẩn, và trình xem PDF bỏ qua nó. Thẻ ảnh đọc cờ này và xoay điểm ảnh cho đúng chiều trước khi đặt vào trang.
- Tệp quá nặng. PDF làm từ ảnh nguyên kích thước sẽ rất lớn. Hãy chọn mức ảnh cân bằng hoặc nhỏ để thu nhỏ ảnh trước khi đưa vào.
Nếu chưa có công cụ trong tay
Trên Mac, ứng dụng Preview gộp được PDF mà không cần website: mở một tệp, hiện hình thu nhỏ các trang ở thanh bên, rồi kéo các trang của tệp kia vào. Nhiều điện thoại và trình xem PDF cũng có tính năng tương tự. Công cụ trong trình duyệt là lựa chọn khi bạn dùng máy tính không phải của mình, khi cần tách hoặc xoay trang cùng lúc, hoặc đơn giản là muốn giữ tài liệu ở lại trên thiết bị.
Danh sách kiểm tra ngắn
Trước khi gộp: xác nhận các tệp mở được mà không cần mật khẩu, kiểm tra thứ tự, và cân nhắc xem dấu trang hay trường biểu mẫu có quan trọng không. Sau khi gộp: mở kết quả, xem trang đầu và trang cuối của từng phần, và so số trang với tổng. Rồi xóa các bản sao tạm không cần nữa.