Để tách một tệp PDF, hãy mở thẻ Tách PDF của một công cụ trong trình duyệt, chọn tệp, cho biết cắt ở đâu, rồi tải các phần về. Bạn có thể cắt theo khoảng trang như 1-3, 5, 8-, thành mỗi trang một tệp, hoặc thành các phần có số trang cố định. Mỗi khoảng trang thành một tệp riêng, và mọi thứ diễn ra trên thiết bị của bạn, nên một bản hợp đồng hay ảnh quét căn cước không phải gửi lên máy chủ của người lạ. Các phần dưới đây nói về những chỗ hay sai: số trang, giới hạn dung lượng và những gì các phần tách ra không giữ lại.
Ba cách tách
Công cụ PDF có thẻ Tách PDF với lựa chọn "Tách theo":
- Khoảng trang. Bạn gõ các trang, và mỗi khoảng bạn gõ thành một tệp. Đây là chế độ linh hoạt nhất.
- Mỗi trang một tệp. Mỗi trang một tệp. PDF 12 trang cho ra 12 tệp.
- Mỗi N trang. Các phần bằng nhau, phần cuối có thể ngắn hơn. PDF 10 trang tách mỗi 4 trang cho ra trang 1 đến 4, 5 đến 8 và 9 đến 10.
Trước khi nhấn nút, một dòng dưới ô nhập sẽ xem trước kết quả, ví dụ "3 tệp: 1–3, 5, 8–12". Nếu không đúng ý bạn, hãy sửa ngay. Nhấn nút không tốn gì, nhưng đọc dòng xem trước nhanh hơn.
Cách viết khoảng trang
Gõ số trang và khoảng trang, ngăn cách bằng dấu phẩy. Dấu chấm phẩy hoặc dấu cách cũng dùng được, và dấu gạch ngang gõ trên bàn phím điện thoại, thường là loại dài hơn, vẫn được chấp nhận. Có ba dạng:
5là riêng trang 5.1-3là các trang 1, 2 và 3.8-nghĩa là từ trang 8 đến hết tài liệu, nên bạn không cần biết tổng số trang.
Đây là một ví dụ với tệp PDF 12 trang tên contract.pdf, trong đó trang 1 đến 3 là hợp đồng, trang 5 là trang chữ ký và từ trang 8 đến hết là phụ lục. Gõ 1-3, 5, 8- và công cụ tạo ba tệp:
| Tệp | Số trang trong đó |
|---|---|
| contract-pages-1-3.pdf | 3 |
| contract-page-5.pdf | 1 |
| contract-pages-8-12.pdf | 5 |
Các trang 4, 6 và 7 đơn giản là không nằm trong phần nào. Tải từng tệp bằng nút riêng, hoặc nhấn "Tải tất cả (ZIP)" để nhận contract-split.zip chứa tất cả.
Nếu gõ sai, thông báo sẽ cho biết phần nào sai: một mục không phải là trang hay khoảng trang, một trang nằm ngoài tài liệu ("vốn chỉ có 12 trang"), hoặc một khoảng bị ngược như 5-3. Hãy viết trang nhỏ hơn trước.
Tách hay trích trang?
Bộ công cụ có thẻ Trích trang riêng, và hai thứ này dễ nhầm. Tách tạo một tệp cho mỗi khoảng. Trích trang tạo một tệp chứa các trang bạn nêu, theo đúng thứ tự bạn gõ, nên 3, 1 đặt trang 3 lên đầu. Nếu muốn các phần nằm riêng, hãy tách. Nếu muốn một bản rút gọn của tài liệu dài, hãy trích.
Dùng vị trí, không dùng số in trên trang
Số in trên một trang và vị trí của nó trong tệp thường khác nhau, vì bìa và mục lục đứng trước. Nếu trang "1" của phần nội dung là trang thứ tư của tệp, bạn phải gõ 4. Công cụ đếm theo vị trí. Hãy mở PDF trong trình xem và đọc bộ đếm trang của nó để biết cần dùng số nào, rồi kiểm tra một lần cắt bằng cách xem trang đầu và trang cuối của kết quả.
Tách để vừa giới hạn dung lượng
Một lý do phổ biến để tách là email hoặc biểu mẫu tải lên từ chối tệp lớn. Công cụ tách theo trang chứ không theo dung lượng, nên bạn phải tự ước lượng. Lấy dung lượng tệp chia cho số trang để ra mức trung bình mỗi trang, rồi chọn kích cỡ mỗi phần sao cho nằm dưới giới hạn một cách thoải mái. Các trang không đều nhau: một trang ảnh quét có thể nặng bằng ba mươi trang chữ. Sau khi tách, danh sách kết quả hiện số trang và dung lượng của từng tệp, nên bạn thấy được phần nào còn quá lớn rồi tách lại phần đó với N nhỏ hơn.
Các phần tách ra không giữ lại gì
Các trang được sao chép cùng văn bản, ảnh và hình vẽ nguyên vẹn, nên không giảm chất lượng. Nhưng có những thứ thuộc về cả tài liệu chứ không thuộc về một trang, và các phần tách ra không mang theo:
- dấu trang và mục lục dạng cây,
- các trường biểu mẫu điền được,
- liên kết từ trang này sang trang khác,
- tiêu đề và tác giả của bản gốc, vì mỗi phần là một tài liệu mới.
Nếu bạn cần những thứ này, hãy tách ngay trong chương trình đã tạo ra tệp.
Giới hạn và lỗi
Một lần tách tạo tối đa 300 tệp, nên tài liệu 400 trang không thể thành từng trang riêng trong một lần; hãy tách đôi nó trước. Tệp phải từ 100 MB trở xuống. PDF có mật khẩu thì không mở được, nên hãy mở nó trong trình xem, lưu một bản không có mật khẩu và dùng bản đó. Tệp hỏng sẽ được báo kèm tên.
Kiểm tra lại
Cộng số trang của các phần rồi so với điều bạn định cắt. Mở trang đầu và trang cuối của từng phần. Nếu các phần sẽ gửi cho những người khác nhau, hãy mở từng phần trước khi gửi: một trang chứa dữ liệu riêng tư nằm nhầm phần là tai nạn hay gặp nhất. Nếu có trang bị nằm ngang, cùng bộ công cụ này xoay được; bước tiếp theo sau khi tách thường là xoay hoặc gộp các phần theo thứ tự mới.
Làm theo chiều ngược lại
Nếu thứ bạn thực sự có là một chồng ảnh chụp hoặc ảnh quét thì bạn không cần tách gì cả. Hãy chuyển chúng thành một tệp PDF ngay, theo thứ tự bạn muốn, và tách tệp đó sau nếu cần.